5S là phương pháp quản lý và sắp xếp môi trường làm việc nổi tiếng đến từ Nhật Bản. Thoạt đầu, 5S có thể đơn giản nhưng thực chất việc áp dụng 5S vào doanh nghiệp một cách thực tế và hiệu quả không hề dễ dàng. Việc đầu tiên cần quan tâm trong quá trình áp dụng 5S đó chính là tuân thủ thứ tự đúng theo 5S. Hãy cùng TQMI tìm hiểu 5S là gì và các bước triển khai thứ tự đúng theo 5S.
5S là gì?
Với quan điểm rằng nếu được làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch sẽ, tiện lợi và thông thoáng thì người lao động sẽ có tinh thần thoải mái hơn, năng suất lao động cao hơn và có thể áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng đem lại hiệu quả cao thì người Nhật đã đúc kết và áp dụng 5S vào hoạt động sản xuất.
5S (5S Methodology) được khởi xướng từ những năm 1980 tại Nhật Bản và tới nay, 5S được áp dụng trên toàn thế giới với phạm vi áp dụng không chỉ ở lĩnh vực sản xuất mà còn ở nhiều lĩnh vực khác như bệnh viện, du lịch, dịch vụ,… Tại một số doanh nghiệp, 5S đã được cải tiến thành 6S (bao gồm Safety – đảm bảo an toàn).
Đây là một phương pháp cải tiến đơn giản, dễ hiểu, thực hiện và duy trì dễ dàng, ít tốn kém chi phí nhưng lại vô cùng hiệu quả trong việc huy động nhân lực, nâng cao năng xuất làm việc, giảm lãng phí, nâng cao chất lượng sản phẩm/ dịch vụ và tạo thuận lợi cho việc áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng.
Tuy nhiên, việc áp dụng 5S cũng cần phải đúng phương pháp, đúng theo thứ tự và có sự quyết liệt chấp hành từ các cấp trong doanh nghiệp.
Quy trình 5S bao gồm:
- Seiri – Sàng Lọc
- Seiton – Sắp xếp
- Seiso – Sạch sẽ
- Seiketsu – Săn sóc
- Shitsuke – Sẵn sàng
Thứ tự đúng theo 5S
Việc triển khai áp dụng Quy trình 5S theo thứ tự đúng theo 5S vô cùng quan trọng tới thành công của quá trình áp dụng. Đây cũng là một trong những sai lầm mà rất nhiều doanh nghiệp vấp phải trong quá trình triển khai 5S. Để không mắc phải lỗi này, đơn vị triển khai cần hiểu rõ và áp dụng quy lần lượt thứ tự đúng theo 5S là: Seiri – Seiton – Seiso – Seiketsu – Shitsuke.
Seiri – Sàng lọc
Sàng lọc là công đoạn đầu tiên của 5S và cần được triển khai một cách định kỳ. Mục đích chính của công đoạn này đó chính là xem xét, chọn lọc và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc
Seiton – Sắp xếp
Sau khi đã loại bỏ những vật dụng không cần thiết, sẽ chỉ còn lại nhũng vật cần thiết. Doanh nghiệp cần sắp xếp những vật dụng này ở vị trí hợp lý kèm theo những dấu hiệu nhận biết rõ ràng. Sau khi sử dụng vật dụng, cần cất gọn vào vị trí của chúng.
Bước này cần được tuân thủ một cách triệt để.
Seiso – Sạch sẽ
Việc làm sạch máy móc, thiết bị và không gian làm việc cần được triển khai một cách định kỳ.
Môi trường làm việc sạch sẽ có thể đảm bảo an toàn lao động, nâng cao tinh thần và tạo thuận lợi cho sản xuất. Việc thường xuyên vệ sinh thiết bị máy móc ngoài tăng tính an toàn và đảm bảo mỹ quan còn giúp tăng tuổi thọ máy, phát hiện kịp thời các hư hỏng xuống cấp để kịp thời bào trì sửa chữa tránh tình trạng hư hỏng không thể dự đoán trước.
Seiketsu – Săn sóc
Săn sóc được hiểu là việc chuẩn hóa 3 bước trên thành một hệ thống. Trên thực tế, doanh nghiệp cần đưa 3 S trên thành các thói quen thông qua việc giao nhiệm vụ, tạo thời gian biểu cũng như hướng dẫn cho người mới.
Shitsuke – Sẵn sàng
Sẵn sàng có thể hiểu là việc tạo thói quen tuân thủ các quy định và các hạng mục về 5S mà không cần nhắc nhở.
Khi phân tích 5S, ta có thể thấy rằng 4S đầu sẽ được triển khai theo thứ tự và S thứ 5 mang tính chất xuyên suốt. Việc triển khai và áp dụng 5S sẽ không có điểm dừng, việc triển khai phương pháp này theo đúng thứ tự 5S từ S1 tới S3 sẽ giúp đảm bảo không gian làm việc và trang thiết bị luôn được gọn gàng sạch sẽ và sẵn sàng để sử dụng. S4 và S5 mang tính chất duy trì tuân thủ và giữ cho toàn bộ 5S được trở nên có hiệu quả trong xuyên xuốt thời gian hoạt động của doanh nghiệp.
Ngoài ra, một yếu tố quan trọng để có thể đảm bảo khả năng áp dụng thành công 5S đó là người triển khai cần hiểu rõ về 5S, được đào tạo 5S chuyên nghiệp và có nhận thức tốt về 5S.
Hi vọng rằng với những chia sẻ vừa rồi của chúng tôi về chủ đề thứ tự đúng theo 5S thì quý bạn đọ đã hiệu thêm về 5S và cách áp dụng. Nếu thấy bài viết hay và hữu ích, hãy cùng chia sẻ bài viết để nhiều người có thể tiếp cận hơn. Những chia sẻ và hồi âm của bạn đọc là những khích lệ giúp chúng tôi có động lực xuất bản nhiều chia sẻ hơn.
