Kho là nơi chứa khối lượng tài sản và vật tư sản xuất rất lớn của doanh nghiệp do đó việc quản lý kho luôn được các doanh nghiệp chú ý hàng đầu. Khi còn hoạt động ở quy mô nhỏ thì việc quản lý sắp xếp kho rất đơn giản nhưng khi kinh doanh phát triển thì rất nhiều doanh nghiệp gặp vấn đề trong sắp xếp và quản lý kho. Biện pháp được xem là hiệu quả nhất giúp doanh nghiệp quản lý và sắp xếp kho tối ưu nhất đó chính là sắp xếp kho theo 5S. hãy cùng tìm hiểu về 5S trong kho bãi cũng như cách triển khai qua bài viết sau.
5S trong quản lý kho
Tiêu chuẩn 5S được xuất phát từ hãng Toyota của Nhật Bản vào đầu những năm 1980 và lan rộng ra toàn thế giới. 5S có thể được áp dụng rộng rãi trong nhiều hoạt động của doanh nghiệp, đa dạng bộ phận, từ sản xuất, văn phòng cho tới kho bãi.
Mục đích của 5S đó là tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, an toàn và cho phép mọi người có thể làm việc mà không lãng phí thời gian. Ngoài ra thì 5S còn giúp giảm các hoạt động không tăng giá trị, cải thiện chất lượng làm việc và cung cấp cho người lao động một môi trường làm việc an toàn và tinh thần cải tiến liên tục.
Việc áp dung quy trình 5S trong quản lý kho sẽ giúp tối ưu thời gian giao hàng cho doanh nghiệp, đảm bảo môi trường kho được gọn gàng và sạch sẽ, gia tăng hiệu xuất sử dụng kho và giúp doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu do một số tiêu chuẩn quản lý đặt ra. Chính vì những lợi ích trên mà ngày càng có nhiều doanh nghiệp chú trọng việc áp dụng 5S vào quản lý kho cũng như ưu tiên tuyển dụng những thủ kho hiểu và biết cách triển khai 5S trong quản lý kho.
Giống với quy trình 5S chung, quy trình 5S trong quản lý kho cũng gồm 5 nguyên lý 5S theo thứ tự bao gồm:
- Sort – Seri – Sàng lọc
- Set – Seiton – sắp xếp
- Shine – Seiso – sạch sẽ
- Standardize – Seiketsu – săn sóc
- Sustain – Shitsuke – sẵn sàng
Tuy nhiên, để có thể áp dụng 5S vào môi trường kho thì người thực hiện cần phải hiểu rõ về 5S cũng như có khả năng quản lý kho chuyên nghiệp.
Cách áp dụng 5S vào quản lý kho
Sàng lọc kho theo 5S
Bước đầu tiên khi áp dụng 5S trong quản lý kho đó là Sàng lọc. Hàng hóa, sản phẩm, nguyên vật liệu khi được lưu trữ cần phải được phân loại, sắp xếp theo các tiêu chí được quy định ban đầu. Các tiêu chí thường được sử dụng trong kho bãi đó là mục đích sử dụng, đặc tính sử dụng, phòng ban có liên quan và tần suất sử dụng.
Ngoài ra, trong bước này thì phía quản lý kho cũng cần nhận diện và loại bỏ những thứ không liên quan, không có giá trị sử dụng.
Sắp xếp kho theo 5S
Theo 5S, hàng hóa sẽ được đặt ở vị trí khoa học, ngay ngắn, dễ thấy và được ghi chú bằng các nhãn, giấy ghi chú hoặc bảng hiệu để có thể dễ dàng tìm thấy đúng hàng hóa cần tìm.
Để việc sắp xếp kho theo 5S được hiệu quả hơn, bạn có thể áp dụng các nguyên tắc sau:
- Hàng nhập trước xuất trước – hàng nhập sau xuất sau: Giúp kiểm soát thời hạn sử dụng, thời hạn bảo hành , thời hạn khiếu nại của sản phẩm,… Với các mặt hàng thực phẩm, hóa chất, hàng tiêu dùng thì nguyên tắc này cũng giúp tránh được rủi ro hỏng hóc, biến chất, giảm chất lượng,…
- Sắp xếp kho theo mục đích kinh doanh: Với những mặt hàng có kế hoạch kinh doanh nhất định, bán theo dự án đã lên kế hoạch từ trước thì cần được bố trí riêng, đánh dấu rõ ràng và lên kế hoạch trước. Hàng hóa có thời điểm được lấy ra sử dụng sớm hơn sẽ được ưu tiên bố trí dễ dàng lấy hơn.
- Sắp xếp kho theo đặc tính hàng hóa: Nhiều mặt hàng có những đặc tính khác biệt do đó cần được sắp xếp đúng điều kiện như các sản phẩm nhỏ cần được đặt trong tủ hoặc vật chứa, những hàng hóa dễ nấm mốc cần được đặt trên kệ cao, thực phẩm tươi sống cần được đặt trong không gian lạnh,…
- Sắp xếp theo nguồn gốc xuất xứ, hãng sản xuất: Với những doanh nghiệp kinh doanh các hàng hóa có nguồn gốc từ nhiều hãng hay nhiều quốc gia khác nhau thì việc phân chia hàng hóa tồn kho theo nguồn gốc sẽ giúp việc truy xuất và xuất hàng hóa nhanh chóng hơn.
- Sắp xếp theo mức độ sử dụng: Với những doanh nghiệp sản xuất, việc lưu trữ vật tư sản xuất, nguyên liệu, bán thành phẩm cần được sắp xếp dựa vào tần xuất sử dụng. vật được sử dụng thường xuyên sẽ được bố trí ở những nơi thuận tiện và ngược lại.
Giữ gìn vệ sinh kho theo 5S
Trong việc triển khai 5S tại kho thì S thứ 3 (vệ sinh) rất quan trọng. Môi trường lưu trữ hàng hóa sạch sẽ, vệ sinh sẽ quyết định tới chất lượng lưu trữ, khả năng vận hành kho, năng xuất lao động của nhân viên kho cũng như tinh thần làm việc. Đặc biệt với kho bãi, việc giữ vệ sinh cũng giúp đảm bảo về mặt phòng cháy chữa cháy và tránh bị ảnh hưởng bởi các mối nguy từ động vật (chuột, gián, mối).
Thủ kho cần lên kế hoạch vệ sinh kho định kỳ, xây dựng và công khai các quy định về vệ sinh chung. Việc vệ sinh kho bao gồm không gian kho, máy móc thiết bị, quầy kệ, hộp chứa,…).
Mỗi khi lấy hàng ra hoặc sếp hàng vào kho, cần kiểm tra và bố trí hàng hóa lại gọn gàng và đảm bảo.
Săn sóc kho theo 5S
Trong 5S trong quản lý kho thì Săn sóc được hiểu đơn giản là duy trì các bước ở trên và đảm bảo tình trạng kho luôn sạch sẽ. Để việc săn sóc được tối ưu, quản lý kho nên lập danh sách các việc cần làm, thời gian cố định và người chịu trách nhiệm để người thực hiện được chủ động hơn.
Sẵn sàng
Việc triển khai 5S trong quản lý sắp xếp kho không chỉ diễn ra duy nhất 1 lần mà cần phải được duy trì thường xuyên, chất nhận sự thay đổi để có thể thích nghi với nhiều tình huống có thể gặp phải. Các quản lý kho cần chú ý về vấn đề duy trì 5S, tránh tình trạng bỏ lơ là công tác 5S trong kho.
Yêu cầu khi sắp xếp kho theo 5S
Việc sắp xếp kho theo 5S sẽ giúp đảm bảo doanh nghiệp có thể vận hành kho với hiệu xuất tốt nhất, hõ trợ cho quá trình sản xuất, cung ứng sản phẩm và đảm bảo chất lượng sản phẩm. Chính vì vậy mà rất nhiều doanh nghiệp đã triển khai áp dụng 5S vào quản lý kho. Tuy nhiên việc sắp xếp kho theo 5S không hề đơn giản.
Về công tác quản lý, vị trí quản lý kho (thủ kho) cần được đào tạo về nghiệp vụ quản lý kho lẫn 5S để có thể hoàn thành tốt công việc. Không những quản lý kho mà toàn bộ nhân viên kho cũng cần có nhận thức tốt về vai trò của 5S cũng như ý thức thực hành và duy trì 5S.
Xem thêm: Tư vấn 5S cho doanh nghiệp
Lời kết
Hi vọng rằng những chia sẻ vừa rồi của chúng tôi đã giúp bạn đọc có thể hiểu thêm về cách sắp xếp kho theo 5S một cách hiệu quả. Nếu thấy bài viết hay và hữu ích, đừng quên chia sẻ bạn nhé.