Làm việc theo nhóm sẽ giúp tạo nên sức mạnh tập thể vô cùng lớn. PDCA là một chu trình thường được áp dụng trong kiểm soát chất lượng nhưng cũng có thể được áp dụng vào làm việc nhóm và đem lại hiệu quả rất cao. Bài viết chia sẻ dưới đây của iRTC sẽ giúp quý học viên hiểu thêm về chu trình PDCA trong làm việc nhóm cũng như cách vận hành hiệu quả.
Chu trình PDCA trong làm việc nhóm là gì?
Chu trình PDCA là một phương pháp quản lý khép kín được phát triển bởi vị tiến sĩ mang tên Edward Deming vào giai đoạn giữa thế kỉ 20, thông qua các bước:
- P (Plan) – Lên kế hoạch
- D (Do) – Tiến hành thực hiện
- C (Check) – Kiểm tra
- A (Act) – Cải tiến
Đây là mô hình quản lý được khuyến khích áp dụng thực hành kiểm soát, điều chỉnh, cải tiến trong bộ máy hoạt động của các công ty, tập đoàn, doanh nghiệp. Dựa vào việc theo dõi, đánh giá và liên tục đưa ra những thay đổi phù hợp, chu trình PDCA tựa như bánh xe đẩy nhanh sự phát triển của doanh nghiệp.
Do việc áp dụng đơn giản và hiệu quả cực cao nên hiện nay chu trình PDCA trong làm việc nhóm được sử dụng khá rộng rãi, nó tồn tại ở bất kỳ lĩnh vực, bất kì phòng ban nào của công ty. Việc thực hiện mô hình này giúp không chỉ người quản lý mà các nhân viên có thể nắm được tình hình của công việc, qua đó có những đo lường, phân tích, đánh giá hiệu suất làm việc hiện tại.
Có thể nói việc cải tiến liên tục giúp doanh nghiệp thường xuyên “thay da đổi thịt”, tạo nên lớp màn bảo vệ cứng cáp trước những biến số phát sinh và linh hoạt trước những yêu cầu của thị trường.
Chu trình PDCA trong làm việc nhóm được áp dụng như thế nào?
P (Plan) – Lên kế hoạch
Đây là bước các thành viên trong nhóm vạch ra được mục đích chung cùng những mục tiêu cụ thể sắp tới trong công việc. Việc lên kế hoạch phải được xây dựng một cách chi tiết, khoa học với các dữ liệu như: thời hạn hoàn thành, mức độ hiệu quả, cách vận hành của từng đầu việc, triển khai định hướng,…
Thông thường đây là giai đoạn cần được nhóm bàn bạc, lên ý tưởng kỹ lưỡng và có sự thống nhất của các thành viên. Các nhóm có thể trình bày kế hoạch của mình ra giấy hoặc trên các phần mềm tin học văn phòng chuyên lưu trữ dữ liệu chuyên dụng như Word, Excel,…
D (Do) – Tiến hành thực hiện
Đây là lúc các dữ kiện trên giấy được hiện thực hóa và lần lược được triển khai theo kế hoạch. Giai đoạn này cần phải tập trung cao độ và liên tục cập nhật tình hình công việc cho ban quản lý để đảm bảo các đầu việc đang vận hành đúng tiến độ, đồng thời liệt kê được những biến số phát sinh trong suốt thời gian thực hiện.
C (Check) – Kiểm tra
Sau giai đoạn tiến hành thực hiện, cố gắng đẩy tiến độ vào “guồng” của kế hoạch đã đề ra thì các nhóm cần có thời gian đánh giá kết quả, mức độ hiệu quả của công việc. Bằng việc liệt kê những mối nguy phát sinh trong suốt quá trình triển khai hay những sai sót thường mắc phải, cản trở hiệu suất công việc để có thể tìm ra được nguyên nhân của vấn đề nằm ở đâu trong đường dây kế hoạch.
A (Act) – Cải tiến
Khi đã móc nối được những “lỗ hổng” trong kế hoạch, nhóm tiến hành điều chỉnh sao cho phù hợp với tình hình của thực tế. Đồng thời đề ra các rủi ro tiềm năng có thể phát sinh khi thực hiện kế hoạch, qua đó có những phương án xử lý, phòng tránh phù hợp, kịp thời. Sau khi đã có những điều chỉnh thì quay lại bước P ban đầu để hoàn thành bảng kế hoạch và chuẩn bị có những D-C-A kế tiếp. Từ đó tạo nên vòng tròn quản lý khép kín, đưa nhóm vào vòng quay cải tiến liên tục.
Khóa học kỹ năng làm việc nhóm cho đa dạng đối tượng
Hiệu quả của làm việc nhóm đúng cách chính là phát huy sức mạnh của tập thể một cách mạnh mẽ và đây cũng là cơ hội mà các doanh nghiệp hiện nay đang hướng tới đặc biệt là khối doanh nghiệp vận hành sản xuất. Tuy nhiên, hầu hết các nhân sự hiện nay tại doanh nghiệp thường thiếu kỹ năng làm việc nhóm hoặc chưa biết cách làm việc nhóm hiệu quả. Hiểu được nhu cầu đó của doanh nghiệp, iRTC thường xuyên tổ chức các khóa học kỹ năng làm việc nhóm phù hợp với đa dạng đối tượng thuộc nhiều ngành nghề.
Đến với khóa học, học viên sẽ được hướng dẫn chi tiết về cách làm việc nhóm hiệu quả, cách lãnh đạo đội nhóm, cách quản trị nhân sự trong đội nhóm, cách đo đạc tính hiệu quả của đội nhóm, kỹ năng giao tiếp trong đội nhóm, cách giải quyết xung đột trong nhóm cũng như nhiều kỹ năng khác liên quan tới làm việc nhóm.
Khóa học được đào tạo bởi chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm trong đào tạo kỹ năng cho các doanh nghiệp và tập đoàn thuộc đa dạng lĩnh vực. Với những yêu cầu đào tạo riêng cho doanh nghiệp (đào tạo Inhouse), iRTC có thể tổ chức xây dựng chương trình đào tạo riêng để phù hợp với đặc tính công việc, văn hóa doanh nghiệp và điều kiện vận hành của doanh nghiệp.
Lời kết
Việc ứng dụng chu trình PDCA trong làm việc nhóm để tăng hiệu quả ít được áp dụng nhưng luôn đem lại hiệu quả công việc và đặc biệt đó là cải thiện chất lượng công việc vô cùng tốt. Nếu thấy bài viết hay và hữu ích, đừng quên chia sẻ nó tới những người bạn cảm thấy cần thiết. Để được tư vấn thêm về khóa học kỹ năng làm việc nhóm cũng như các chương trình đào tạo kỹ năng mềm khác có liên quan, quý đọc giả có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua SDT: 028 3885 6866 để được tư vấn trực tiếp.
