Trong môi trường kinh doanh và sản xuất, các vấn đề bất lợi có thể sảy ra dưới nhiều dạng khác nhau tạo ảnh hưởng tới doanh nghiệp. Để có thể giải quyết và ngăn các vấn đề này sảy ra trong tương lai, doanh nghiệp cầm xác định được nguyên nhân của vấn đề. Một trong những phương pháp hiệu quả cho việc này được nhiều doanh nghiệp áp dụng đó là áp dụng mô hình xương cá trong giải quyết vấn đề. Vậy mô hình xương cá là gì? Hãy cũng iRTC tìm hiểu về chủ đề này thông qua bài viết dưới đây.
Mô hình xương cá là gì?
Mô hình xương cá là một công cụ phân tích và giải quyết vấn đề được phát triển bởi Kaoru Ishikawa – một nhà quản lý và chuyên gia chất lượng người Nhật Bản – dùng trong việc phân loại và hiển thị các nguyên nhân gây ra một vấn đề cụ thể. Được cho là đã có từ những năm 1920 thì cho tới nay, biểu đồ xương cá vẫn được sử dụng rất phổ biến tại các doanh nghiệp khi các nhà quản lý cần tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến các vấn đề phát sinh trong sản xuất.
Mô hình xương cá được lấy cảm hứng từ cấu trúc tự nhiên của xương cá. Được xem là 1 trong 7 công cụ cơ bản của Quản lý chất lượng, bao gồm Histogram, Pareto char, check sheet, Control chart, Flow chart và scatter diagram. Hiện nay các mô hình này thường được đào tạo trong các khóa học QA QC hoặc khóa học 7 công cụ quản lý chất lượng.
Mô hình xương cá còn được gọi với tên khác là Mô hình Ishikawa hoặc Biểu đồ nguyên nhân kết quả.
Mô hình xương cá giúp phân tích nhân quả giúp người sử dụng có thể hình dung tổng quan các nguyên nhân của một vấn đề, nó có thể bao gồm cả những nguyên nhân gốc rễ mà không phải là các hiện tượng, phát triển các kế hoạch để xác nhận rằng những nguyên nhân tiềm ẩn là những nguyên nhân thực sự, cũng cấp cấu trúc cho nỗ lực xác định nguyên nhân. Được áp dụng trong lĩnh vực quản lý và phân tích, mô hình xương cá cung cấp một phương pháp hữu ích để phân tích và đánh giá các tương tác phức tạp giữa các yếu tố trong một hệ thống từ đó có thể giải quyết vấn đề một cách hiệu quả và logic.
Cách triển khai mô hình xương cá
Để có thể tạo dựng được một mô hình xương cá trong giải quyết vấn đề, cần thông qua các bước như sau:
- Xác định vấn đề: Đầu tiên, cần xác định một vấn đề cụ thể và đây cũng là chìa khóa để có một biểu đồ xương cá thành công, là xác định chính xác vấn đề mà bạn muốn giải quyết hoặc nghiên cứu. Điều này có thể là một vấn đề trong quy trình sản xuất, dịch vụ khách hàng, quản lý dự án, hoặc bất kỳ lĩnh vực nào khác mà bạn quan tâm.
- Xác định các nguyên nhân: Tiếp theo, một khi vấn đề đã được xác định chính xác các nguyên nhân có thể gây ra vấn đề đó. Các nguyên nhân này có thể bao gồm các yếu tố vật lý, quy trình, con người, vật liệu, phương pháp, môi trường và các yếu tố khác liên quan.
- Xây dựng biểu đồ xương cá: Bây giờ các nguyên nhân đã được xác định, chúng ta sẽ đi qua từng loại và cố gắng xác định tất cả các ảnh hưởng riêng lẻ có thể ảnh hưởng đến đầu ra của sản phẩm, bạn sẽ xây dựng biểu đồ xương cá để minh họa mối quan hệ giữa các nguyên nhân và vấn đề chính. Trong biểu đồ này, vấn đề chính sẽ được đặt ở trung tâm, như “gãy”, “sự cố” hoặc “vấn đề chất lượng”. Các nguyên nhân sẽ được phân loại thành các nhánh phụ thuộc vào loại nguyên nhân, chẳng hạn như “nguyên nhân nhân tạo”, “nguyên nhân quy trình” hoặc “nguyên nhân nguồn lực”.
- Phân tích và đánh giá nguyên nhân: Khi biểu đồ xương cá đã được xây dựng, bạn sẽ phân tích và đánh giá sự ảnh hưởng của các nguyên nhân khác nhau. Bằng cách sử dụng các công cụ như 5 Whys, điều tra và khảo sát, giờ đây bạn có thể điều tra thêm về vấn đề và kiểm tra xem nguyên nhân tiềm ẩn nào trên thực tế góp phần gây ra vấn đề. Mẹo nhỏ hữu ích là viết tất cả nguyên nhân có thể xảy ra của sự cố trên giấy ghi chú, để bạn có thể nhóm những nguyên nhân tương tự lại với nhau mà không cần phải xóa đi viết lại quá nhiều.
- Tìm giải pháp: Cuối cùng, sau khi đã hiểu rõ nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, bạn có thể tìm ra các giải pháp hiệu quả để khắc phục hoặc giảm thiểu vấn đề đó. Bằng cách tác động vào các nguyên nhân quan trọng, bạn có thể đạt được sự cải thiện và tăng cường hiệu suất.
Qua các bước triển khai trên, mô hình xương cá giúp xác định nguyên nhân và tìm ra các giải pháp tối ưu cho các vấn đề. Nó cung cấp một cách tiếp cận có hệ thống và logic để phân tích và đánh giá sự tương tác giữa các yếu tố, từ đó đưa ra quyết định thông minh và hành động.
Ưu điểm và hạn chế của mô hình xương cá trong giải quyết vấn đề
Ưu điểm của mô hình xương cá
Áp dụng mô hình xương cá trong giải quyết vấn đề mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong việc giải quyết vấn đề điển hình như:
- Giúp các nhà quản lý, doanh nghiệp có thể hình dung vấn đề trên cả một quá trình xuyên suốt, xác định được nguyên nhân chính xác, gốc rễ của vấn đề, nhìn nhận vấn đề và tìm kiếm lý do khiến một quy trình hoặc một thành phẩm thất bại hoặc không đạt kết quả mong muốn.
- Giúp dự báo những vấn đề và mối nguy hiểm tiềm ẩn, từ đó đưa ra những biện pháp phòng ngừa kịp thời, đảm bảo được chất lượng.
- Cung cấp một cấu trúc logic và hướng dẫn cho quy trình giải quyết vấn đề, giúp tăng cường hiệu suất và đạt được kết quả mong muốn.
Hạn chế khi áp dụng mô hình xương cá trong giải quyết vấn đề
Tuy mô hình xương cá mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng có những hạn chế cần lưu ý:
- Yêu cầu về nhiều thời gian và công sức
- không phân biệt được mức độ ảnh hưởng của các yếu tố lên vấn đề, nên có thể dẫn đến việc tìm kiếm các giải pháp không hiệu quả hoặc không cần thiết
- Chỉ giúp phân tích nguyên nhân của vấn đề, nhưng không đưa ra được các giải pháp cụ thể để khắc phục vấn đề đó
- Để tạo mô hình xương cá hiệu quả, người sử dụng cần có sự hiểu biết về vấn đề cần giải quyết và các yếu tố liên quan đến vấn đề đó. Tuy nhiên, trong thực tế, sự tương tác giữa các yếu tố có thể thay đổi theo thời gian và điều kiện khác nhau
Mặc dù có nhiều hạn chế, mô hình xương cá vẫn tiếp tục phát triển và có triển vọng trong tương lai, đóng góp vào sự nâng cao quy trình và sự hoàn thiện liên tục của doanh nghiệp.
Ứng dụng của mô hình xương cá trong doanh nghiệp
Một trong những ứng dụng quan trọng của mô hình xương cá trong doanh nghiệp đó là áp dụng vào công tác QA\QC. Mô hình xương cá giúp nhà quản lý QA QC phân tích và tìm kiếm các yếu tố gây ra sự cố và không đạt yêu cầu chất lượng. Thông qua việc xây dựng mô hình xương cá, bộ phận QA/QC có thể hiểu rõ hơn về tương tác và ảnh hưởng giữa các yếu tố, từ đó đưa ra các biện pháp cải thiện và nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
Tham khảo bài viết về công việc của QA.
Mô hình xương cá cũng được áp dụng trong phương pháp quản lý và cải tiến quy trình Lean Six Sigma. Bằng cách sử dụng biểu đồ xương cá, các chuyên gia Lean Six Sigma có thể phân tích quy trình và xác định những yếu tố gây lãng phí và không hiệu quả. Điều này giúp họ đưa ra các cải tiến và tối ưu hoá quy trình, từ đó tăng cường hiệu suất và đạt được sự hoàn thiện liên tục.
Mô hình xương cá cũng có thể được áp dụng trong các lĩnh vực khác như quản lý dự án, nghiên cứu và phát triển sản phẩm, quản lý rủi ro, và quản lý chất lượng. Bằng cách sử dụng mô hình xương cá, doanh nghiệp có thể tăng cường khả năng phân tích, đánh giá và đưa ra quyết định thông minh dựa trên dữ liệu và thông tin.
Vừa rồi là những chia sẻ về mô hình xướng cá trong giải quyết vấn đề. Hi vọng những kiến thức trong bài viết sẽ giúp ích cho quý khách hàng trong việc xác định nguyên nhân và giải quết vấn đề tại doanh nghiệp. Nếu thấy bài viết hữu ích, đừng quên chia sẻ bài viết.