Bất kỳ doanh nghiệp nào lưu trữ các mặt hàng trong kho đều biết rằng quản lý hiệu quả là sự khác biệt giữa việc đáp ứng các đơn đặt hàng của khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác trong khi vẫn giảm chi phí như vậy với công việc lắng nghe những lời phàn nàn về việc giao hàng chậm hoặc không chính xác và chi phí vận hành cao hơn.
Quản lý kho là gì?
Quản lý kho bao gồm các nguyên tắc và quy định liên quan đến công việc vận hành các hoạt động hàng ngày của kho. ở mức độ cao, điều này bao gồm nhận và tổ chức không gian kho hàng, lên lịch lao động, quản lý tồn kho và thực hiện các đơn đặt hàng. Phóng to kỹ năng hơn và bạn sẽ thấy rằng quản lý kho hiệu quả bao gồm việc tối ưu hóa và phân tích hợp lý từng quy trình đó để đảm bảo tất cả các khía cạnh của hoạt động kho hoạt động cùng nhau Nâng cao hiệu quả và duy trì chi tiêu phí thấp.
Tham khảo bài viết: Mô tả công việc của quản lý kho
Ngày nay, việc quản lý kho cần được hệ thống hóa, có sự can thiệp hỗ trợ của các công cụ hiện đại điển hình như các phần mềm quản lý kho.
Quy trình quản lý kho hàng
Quản lý kho bao gồm sáu quy trình cốt lõi. Mỗi quy trình ảnh hưởng đến hiệu quả của quy trình tiếp theo, do đó, mỗi bước phải được tối ưu hóa để hoạt động của kho vận hành như một máy chủ được tra dầu kỹ lưỡng:
- Kiểm tra và đăng nhập các mục sản phẩm, xác minh nhận đúng số lượng, trong điều kiện phù hợp, vào đúng thời điểm.
- Di chuyển các mặt hàng từ bến nhận đến vị trí lưu trữ chính xác của chúng.
- Lưu trữ an toàn và sắp xếp hợp lý hàng tồn kho để cho phép lấy hàng nhanh chóng và chính xác.
- Thu nhận các mặt hàng cần thiết để hoàn thành đơn đặt hàng.
- Chuẩn bị các mặt hàng đã chọn để vận chuyển. Chúng ta phải đóng gói hoàn toàn vào đúng bao bì có thiếu đóng gói chính xác.
- Gửi các đơn bán hàng đã chốt, đảm bảo đúng thời hạn, thời điểm, chứng từ xác thực để khách hàng nhận được đơn hàng đúng hạn.
Tối ưu hóa kho hàng
Tối ưu hóa hoạt động kho của bạn liên quan đến việc tinh chỉnh từng quy trình quản lý kho này. Trong quá trình lưu trữ, một hoạt động kho hàng được quản lý tốt sẽ được lưu trữ các mặt hàng trong khoảng thời gian không tối thiểu để tối đa hóa sức chứa của nhà kho. Các phương pháp hay nhất khác để tối ưu hóa hóa kho hàng bao gồm lưu trữ các mặt hàng phổ biến ở những khu vực dễ tiếp cận và tách các mặt hàng dễ bị nhầm lẫn với nhau.
Ví dụ: khi nhận hàng, doanh nghiệp có thể dán nhãn các mặt hàng bằng mã vạch di động hoặc gắn thẻ RFID để dễ tìm hơn khi lấy hàng.
Nguyên tắc quản lý kho hàng
Hiểu các nguyên tắc chung về quản lý kho hàng có thể giúp bạn tập trung nỗ lực để tối ưu hóa cách vận hành kho hàng của mình. Bao gồm những nguyên tắc này
Biết mục đích của bạn: một kho hoạt động trước hết phải biết các mục tiêu của nó. Ví dụ: khách hàng của bạn có yêu cầu giao hàng cụ thể không? Kho hàng tồn tại của bạn có cần lưu trữ chuyên dụng không? Ngoài ra, tất cả các hàng tồn tại trong kho của bạn có cần lưu trữ chuyên dụng không? Ngoài ra, tất cả các hoạt động của kho có mục đích sử dụng không gian kho, lao động và thiết bị theo cách hiệu quả nhất có thể.
Kiểm tra toàn diện: quản lý kho liên quan đến việc điều phối các quy trình phức tạp liên quan đến nhiều bộ phận chuyển động: con người, thiết bị, đơn đặt hàng và hàng tồn kho. Người quản lý kho cần có khả năng theo dõi từng quy định để đảm bảo quy trình vận chuyển trơn tru và giải quyết các vấn đề phát sinh không tránh khỏi. Kiểm tra chất lượng là rất quan trọng để đảm bảo các đơn đặt hàng được thực hiện chính xác.
Tính linh hoạt và khả năng phục hồi: các nhà quản lý kho hàng phải có khả năng thay thế kế hoạch một cách nhanh chóng, cho dù đó là do nguyên liệu bị hư hỏng hoặc hư hỏng do thời tiết khắc nghiệp đang làm trì hoãn các chuyến hành trình . Điều quan trọng nữa là có thể điều chỉnh quy định công việc để tối đa hóa hiểu quả, cho dù điều đó liên quan đến việc sắp xếp lại không gian nhà kho hay mô phỏng lại các quy trình lấy hàng.
Khách hàng trọng điểm: giao hàng đúng hạn, đúng sản phẩm, là một trong những thước đo quan trọng nhất khi nói đến dịch vụ khách hàng và sự hài lòng. Để giao hàng đúng hạn, bạn cần có khả năng thực hiện các đơn đặt hàng một cách nhanh chóng và chính xác.
Ra quyết định phải dựa trên dữ liệu: Ngay cả khi mọi quy trình lưu hàng dường như đang chạy trơn tru, điều đó không có nghĩa là các quy trình đang hoạt động hiệu quả nhất có thể.
Lợi ích của hệ thống quản lý kho
Các kho hàng hiện nay đều được xây dựng một cách có hệ thống với các quy trình quản lý kho được xây dựng và duy trì nghiêm túc khác xa với các kho chứa trong quá khứ. Việc hệ thống việc quản lý kho sẽ đem lại những việc sau.
Lợi ích 1: Không gian được tối ưu hóa và chi phí vận hành thấp hơn
Hệ thống quản lý kho tối ưu hóa lưu lượng kho bằng cách phân tích cách sử dụng tốt nhất không gian dựa trên nhiệm vụ và đặc tính vật liệu. Việc sử dụng phân tích sơ đồ mặt bằng và không gian được sử dụng để xác định cách sử dụng không gian tốt nhất và tạo cơ hội để lãng phí – lãng phí không gian cao cấp và lãng phí thời gian để định vị sản phẩm product. Điều này cũng sẽ làm giảm chi phí tiềm năng do di chuyển dữ liệu quá mức, khoảng thời gian sắp xếp và thu hồi. Bằng cách xem xét các vị trí tốt nhất để lưu trữ sản phẩm, cũng như vật liệu hoặc thiết bị, nhà kho có thể giảm chi phí hoạt động.
Các giải pháp cũng có thể giúp duy trì luân chuyển dữ liệu, cho dù thông qua các phương thức nhập trước, xuất trước (FIFO), nhập sau, xuất trước (LIFO) hay hết hạn trước, xuất trước (FEFO). Bất kỳ quy tắc xoay nào được yêu cầu, đều có thể hỗ trợ xoay. Thông thường, LIFO cho phép sử dụng không gian và chuyển đổi hiệu quả về chi phí.
FIFO hoặc FEFO duy trì chất lượng sản phẩm cho các mặt hàng không bị cũ trong kho. Một số giải pháp có logic mờ bổ sung để FIFO hoặc FEFO thoải mái hơn một chút sẽ làm giảm các bước chuyển đổi bổ sung, ví dụ: các sản phẩm hết hạn sử dụng trong cùng một tháng có thể được coi là cả hai đều đủ điều kiện. Một hệ thống quản lý kho hoạt động với tính linh hoạt và linh hoạt, giúp dễ dàng thực hiện mọi điều chỉnh cần thiết để duy trì lựa chọn vị trí tầng hàng tồn tại kho tốt nhất, lựa chọn hàng tồn tại kho chính xác để lựa chọn,
Lợi ích 2: Khả năng hiển thị hàng tồn kho
Sử dụng hệ thống quản lý kho cũng sẽ cung cấp khả năng hiển thị sự tồn tại của kho chính xác, theo thời gian thực. Điều này cho phép một công ty ước tính nguồn cung cấp một cách an toàn hơn và tránh các đơn đặt hàng được giao hiện, dẫn đến khách hàng hài lòng hơn.
Sử dụng tự động hóa với các phương pháp quét, RFID hoặc theo dõi vị trí khác chắc chắn khả năng hiển thị tại vị trí và giảm thiểu các vấn đề không hỗ trợ làm cho hàng tồn tại trong kho bị bỏ quên, thất lạc hoặc thất lạc trong kho .
Các hệ thống quản lý kho hoạt động cùng với ERP của doanh nghiệp và các chức năng lập kế hoạch nhằm cung cấp nhu cầu cho các chức năng dự báo bằng cách chia sẻ thông tin chính xác về hiệu suất của một số sản phẩm nhất định. . Nhu cầu và nhiệm vụ của sản phẩm bị phản ánh khi các mặt hàng được giao dịch và thông tin được truyền đạt. Do đó, với thông tin này, các nhà lập kế hoạch có thể đưa ra quyết định đáng tin cậy về việc điều chỉnh sản phẩm nào cho công ty để tăng doanh thu hoặc giảm thiểu thiệt hại.
Lợi ích 3: Lao động hiệu quả
Xem xét trình độ kỹ năng của người lao động, khoảng cách của họ trong kho, thiết bị của họ và các nhiệm vụ trong kho có sẵn, một hệ thống quản lý kho có thể phân công nhiệm vụ phù hợp cho đúng người vào đúng thời điểm điểm tốt hơn. Tối ưu hóa thời gian di chuyển trong kho là một trong những lợi ích may be cung cấp để cải thiện việc sử dụng lao động. Tập trung lao động vào các hoạt động có tác động cao nhất trong khi tìm thấy người lao động phù hợp nhất để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể.
Sử dụng dự báo lao động, hệ thống có thể phân tích công việc hàng ngày và thiết kế hiệu quả lịch trình kế hoạch. Việc quét các mặt hàng trong quá trình chúng vào kho, cũng như trong suốt quá trình di chuyển của chúng, có thể loại bỏ nhu cầu kiểm tra lại công việc, tiết kiệm thời gian và ghi nhanh quá trình ghi chép. Tính năng quét cải thiện chính xác độ chính xác khi chọn, giảm chọn nhầm, do đó cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn. KPI có thể được sử dụng để phân tích nhân sự, điều này rất quan trọng vì lao động thường xuyên là một trong những chi phí cao nhất của hoạt động kho hàng. Hiệu quả lao động,
Lợi ích 4: Vật liệu có thể truy xuất nguồn gốc Vật liệu
Tồn kho có thể dễ dàng truy tìm bằng hệ thống quản lý kho bằng cách sử dụng số lô, lô và số sê-ri. Số lô/đo cho biết nhóm dữ liệu được sản xuất và số sê-ri xác định một mặt hàng cụ thể. Bằng cách sử dụng tính năng theo dõi hàng tồn kho như đã lưu ý trước đó, khả năng đối chiếu số lô/được hoặc số sê-ri cụ thể với biên lai đến và lô hàng gửi đi cho phép truy xuất nguồn gốc đầy đủ . Khả năng theo dõi tài liệu này làm giảm bất kỳ sự dư thừa tiềm năng nào, cho phép lập kế hoạch và phân tích bổ sung tồn tại kho chính xác, đồng thời cung cấp thông tin có thể truy xuất hiện tại cho các vấn đề truy xuất nguồn gốc, bảo trì dịch vụ hoặc thu hồi trong tương lai.
Lợi ích 5: Chuỗi cung ứng được tối ưu hóa
Hệ thống quản lý kho tối ưu hóa hoạt động nội bộ của kho, sau đó có thể mở rộng chuỗi cung ứng rộng hơn. Trong kho hàng, hợp lý hóa toàn bộ quy trình kho hàng từ biên nhận đầu đến giao hàng đi, nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm chi phí. Nhân viên kho đạt được các lô hàng nhanh chóng và chính xác bằng cách giảm hoặc loại bỏ các hoạt động không cần thiết hoặc không hiệu quả.
Các khoản tiết kiệm về thời gian và chi phí này tương tự với các quy trình và thông tin được cải tiến sau đó có thể được chuyển giao cho các đối tác bên trong và bên ngoài để giúp họ cải thiện hoạt động của chính mình. Ví dụ: cải thiện việc nhận hàng trong nước giúp giảm thời gian giao hàng, cho phép các đối tác giao hàng tận dụng tốt hơn thiết bị và nguồn lực của họ cũng như người gửi hàng để quản lý định mức hàng tồn kho tốt hơn. Dữ liệu được cải thiện có thể làm giảm rủi ro và tăng mức độ tin cậy, mang lại lợi ích cho chủ hàng, nhà cung cấp và khách hàng. Dữ liệu có thể được chia sẻ và tận dụng trở lại ERP hoặc cho khách hàng, cũng như TMS (Hệ thống quản lý vận tải).
Sản phẩm có thể đến tay khách hàng cuối cùng nhanh hơn đồng thời cho phép các đối tác đảo ngược dòng cải thiện thiện kế hoạch lập kế hoạch. Dịch vụ thực hiện hàng tồn kho có thể được liên kết với quản lý hàng tồn kho; cho phép các hoạt động được tối ưu hóa hóa đồng thời giảm thời gian và chi phí vận chuyển hàng tồn kho.
Dịch vụ thực hiện hàng tồn kho có thể được liên kết với quản lý hàng tồn kho; cho phép các hoạt động được tối ưu hóa hóa đồng thời giảm thời gian và chi phí vận chuyển hàng tồn kho. Dịch vụ thực hiện hàng tồn kho có thể được liên kết với quản lý hàng tồn kho; cho phép các hoạt động được tối ưu hóa hóa đồng thời giảm thời gian và chi phí vận chuyển hàng tồn kho.
Lợi ích 6: Lợi ích tự động hóa nội bộ
Hệ thống quản lý kho là công cụ hỗ trợ tận dụng các công nghệ tự động hóa bổ sung trong kho. Các thiết bị di động có thể tự động hóa các nhiệm vụ công việc nội bộ và hỗ trợ quá trình chuyển đổi từ giấy sang công việc điện tử và ghi lại hoạt động. Điều này giúp đơn giản hóa các quy trình giúp tăng khả năng mở rộng quy mô và đảm bảo độ chính xác của thông tin. Ghép nối thiết bị di động với hệ thống có thể cho phép mở rộng quy trình nhập liệu, vì quyền truy cập có thể được cung cấp thông qua các thiết bị di động cầm tay.
Tự động hóa hỗ trợ cải tiến liên tục trong các hoạt động hiện tại thông qua các chiến lược được cải thiện tốt. Có nhiều cấp độ tự động hóa khác nhau, từ tùy chọn và đóng gói tự động, người máy, chuyển đổi dựa trên phân tích và AI. Hệ thống quản lý kho hỗ trợ các chiến lược này bằng cách cung cấp các yếu tố nền tảng để nắm bắt, ghi lại và giao tiếp hoạt động.
Ví dụ: cảm biến, mã vạch, chọn đèn, nói giọng nói và băng chuyền tự động đều có thể tăng thông lượng khi được đánh giá hợp lý bằng cách giám sát các lựa chọn hoạt động và đóng gói. Việc sử dụng robot-bot và băng tải tự động có thể hợp nhất hóa các hoạt động và giảm tắc nghẽn.
Lợi ích 7: Quản lý lô hàng hiệu quả cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn
Lập kế hoạch xuất nhập hàng có thể được quản lý hiệu quả với hệ thống kho có thể điều chỉnh chuyển động của hàng tồn kho và thiết bị. Khi hàng tồn kho được lên lịch để đến, ngày và giờ chính xác có thể được tối ưu hóa, xem xét nhân công và thiết bị sẵn có cho các nhiệm vụ được lưu trữ. Có khả năng lập kế hoạch cho cả bến bến nhận hàng cũng như bến tàu vận chuyển ra nước ngoài. Một số giải pháp kết nối với các giải pháp quản lý vận tải tải (TMS) để tiếp tục tối ưu hóa các quy trình của chuỗi cung ứng.
Hệ thống quản lý kho hàng cũng có thể lựa chọn và đóng gói sản phẩm hiệu quả hơn, vì người quản lý có thể lựa chọn giữa lựa chọn theo khu vực, theo lô hoặc theo đợt theo cách giảm thiểu bất kỳ sự cố hoặc vấn đề nào. lưu lượng truy cập hoặc vị trí nhân viên làm việc không hiệu quả.
Các tùy chọn hiệu quả lấy hàng này giúp thời gian chu kỳ đặt hàng của khách hàng nhanh hơn và do đó cải thiện thiện chí quan hệ khách hàng. Ngoài ra, tùy chọn đóng gói và theo dõi hàng tồn kho, khách hàng có thể nhận được thông báo sớm về các lô hàng và cách nguyên liệu đến. Việc kết nối khách hàng với thông báo vận chuyển nâng cao được kích hoạt tốt hơn.
Lợi ích 8: Cải tiến liên tục
Là một công cụ công nghệ có giá trị, các hệ thống quản lý kho được thiết kế để cho phép cải tiến liên tục. Hệ thống có thể được phát triển theo từng giai đoạn để cho phép cập nhật liên tục với các tính năng mới được phát triển một cách quán nhất, giữ cho hiệu quả khi chúng thay đổi hiện tại. Điều này cũng cho phép nhà kho kết hợp các quy trình và cải tiến tiến độ mới theo thời gian. Và, nếu hệ thống quản lý kho dựa trên đám mây, thì hệ thống này có thể cập nhật ngay lập tức, điều này có thể giúp giảm nhu cầu về các nhóm CNTT lớn và tốn kém.
Câu trả lời của iRTC về Quản lý kho đã cho bạn những giải đáp mong muốn, mong rằng những câu trả lời ở trên sẽ hữu ích với bạn và giúp bạn áp dụng vào thực tế. Để được tư vấn thêm về khóa học, bạn đọc có thể để lại thông tin liên lạc ngay cuối bài viết hoặc trực tiếp liên hệ Hotline 0902 419 079.